Smartsheet PMO bei Thermo Fisher: Wie 30 Standorte mit einem Link gesteuert werden

Case Study · Webinar-Recap · Nico Roepnack · 21. April 2026 · 9 Min. Lesezeit

“Sobald du denkst, deine Praesentation ist aktuell, ist sie bereits veraltet.”

Diesen Satz sagte Florian Zbinden, Senior Project Manager bei Thermo Fisher Scientific, in unserem Webinar am 19. Maerz 2026. Er beschreibt ein Problem, das jeder PMO-Leiter in Pharma, Life Science und Capital Project Management kennt: Stunden in Statusfolien, und bis das Board zusammenkommt, ist die Realitaet schon weitergezogen. Bei einem globalen LIMS-Rollout ueber 30 Produktionsstandorte war das nicht die Ausnahme. Es war der Zustand.

Dieser Beitrag zeigt, wie Florian und sein Team diesen Kreislauf durchbrochen haben, welche Architektur dahintersteckt und warum sie auch fuer mittelstaendische Organisationen mit deutlich weniger Standorten funktioniert. Keyphrase vorweg: Ein funktionierendes Smartsheet PMO ist kein Tool-Projekt. Es ist eine Entscheidung ueber Informationsarchitektur.

Das Webinar-Recording

Branchenkontext: Warum Capital Projects in Life Science besonders verletzlich sind

Thermo Fisher Scientific ist globaler Zulieferer der Pharma-Industrie mit Standorten in den USA, Kanada, Europa und Asien. Florians Bereich verantwortet Qualitaets- und IT-Programme ueber 30 bis 60 Standorte hinweg, je nach Zaehlweise der Division. Der konkrete Anlass fuer die Smartsheet-Einfuehrung war ein globaler LIMS-Rollout, also die Einfuehrung eines Lab Information Management Systems.

Drei Faktoren machen solche Projekte in der Life-Science-Industrie strukturell anspruchsvoller als ein klassisches IT-Projekt im Mittelstand:

• Regulatorischer Druck: Jede Prozessaenderung muss validiert, dokumentiert und audit-sicher nachvollziehbar sein. Versionschaos in Excel ist nicht nur unbequem, es ist ein Compliance-Risiko.
• Multi-Site-Rollouts: Der gleiche Change laeuft parallel in 30 Werken, mit jeweils eigenen lokalen Rahmenbedingungen, Zeitzonen und Sprachen. Ohne zentrale Sichtbarkeit wird Steuerung zum Gluecksspiel.
• Change Management als Kerndisziplin: Pharma ist nicht die flexibelste Branche. Gewohnheiten, SOPs und Qualifizierungen aendern sich langsam. Ein Tool, das Endnutzer zwingt, Logik und Oberflaeche gleichzeitig neu zu lernen, scheitert.

Wer statt 30 Werke nur drei hat, oder statt LIMS ein Capex-Portfolio steuert, findet sich trotzdem wieder. Die Mechanik ist dieselbe. Die Skalierungsfrage ist nachgelagert.

Die Ausgangslage: 30 Standorte, 30 Versionen der Wahrheit

Vor der Smartsheet-Einfuehrung bestand das Setup aus dem, was Florian offen als Chaos bezeichnet. Dutzende SharePoint-Seiten, PowerPoint-Decks fuer jedes Tier-Meeting, MS-Project-Plaene pro Standort und Excel-Listen fuer Risks, Issues, Actions und Ressourcen. Keines dieser Systeme sprach mit einem anderen.

Das PMO-Team verbrachte Tage damit, vor jedem Steering Committee Informationen manuell zusammenzutragen. Selbst nach dieser Konsolidierung wusste niemand mit Sicherheit, ob die Zahlen vom Vorabend noch galten. Florian bringt es im Webinar strukturell auf den Punkt: Das Problem war nicht mangelnder Fleiss. Das Problem war das Design. Wenn Daten an vielen Orten leben, ist es physisch unmoeglich, alle gleichzeitig aktuell zu halten.

Objection Handling 1: “Aber Excel funktioniert doch bei uns”

Excel ist ein grandioses Werkzeug fuer isolierte Berechnungen. Als PMO-Rueckgrat scheitert es an drei Stellen strukturell: Es erlaubt kein konsistentes Rollup ueber viele Projekte ohne manuelle Arbeit. Es hat keine echte Mehrbenutzer-Kollaboration mit Audit-Trail. Und es zwingt das PMO in die Rolle des Daten-Zusammentraegers statt des Steuerers. Wer beim ehrlichen Selbst-Check merkt, dass die Haelfte der PMO-Zeit in Copy-Paste-Arbeit fliesst, hat die Frage bereits beantwortet.

Objection Handling 2: “Wir haben doch SharePoint”

SharePoint ist ein exzellenter Dokumenten-Speicher. Es ist kein Projektsteuerungs-System. Der Unterschied: SharePoint versioniert Dateien. Smartsheet versioniert Daten. Das eine ist ein Archiv, das andere eine lebende Steuerungsschicht. Thermo Fisher hatte SharePoint weiter im Einsatz, fuer Anhaenge und Dokumentation. Die Steuerungslogik ist auf Smartsheet gewandert. Beides hat seinen Platz, aber nicht denselben.

Die Loesung: Smartsheet Control Center als Betriebssystem des PMO

Die Entscheidung fuer Smartsheet fiel nach strukturierter Evaluierung. Ausschlaggebend war nicht Funktionsumfang allein, sondern die Moeglichkeit, ein zentrales Smartsheet PMO zu bauen, das Echtzeit-Daten aus allen Projekten aggregiert. Kein Big-Bang-Rollout, kein monatelanges Custom-Development. Stattdessen ein dreistufiger Ansatz.

Schritt 1: PMO Template Set als Ausgangsbasis

Smartsheet liefert mit dem Control Center ein vorgefertigtes PMO Template Set. Es enthaelt Projektplan, Risk Log, Issue Log, Action Log, Status Report, Ressourcenuebersicht und Dashboard, alles miteinander verlinkt. Florians Team hat dieses Template nicht neu gebaut, sondern angepasst. Struktur uebernehmen, Inhalte anpassen. Das spart Monate und erzwingt von Tag eins Standardisierung.

Schritt 2: Tier-1-bis-Tier-4-Informationsarchitektur

Der strategische Kern des Rollouts war die Entscheidung, Informationen in vier Ebenen zu organisieren und die Tier-Meeting-Struktur des Unternehmens exakt auf dieses Schema zu mappen.

• Tier 1: Executive Dashboard. Portfolio-Status fuer VP- und Direktor-Ebene. Rote, gelbe, gruene Indikatoren. Keine Details, nur Ausnahmen.
• Tier 2: Programm-Dashboards. Sicht fuer Programm-Leiter auf alle angeschlossenen Projekte, inklusive Meilensteine, Budget und kritische Issues.
• Tier 3: Projekt-Plaene. Operative Ebene der Projektmanager. Gantt, Tasks, Abhaengigkeiten, Verantwortliche.
• Tier 4: Rohdaten und Detailsichten. Issue-Logs, Change-Requests, Validierungs-Artefakte.

Jede Ebene liefert genau das, was die jeweilige Zielgruppe braucht, nicht mehr, nicht weniger. Das klingt banal, ist in der Praxis aber selten umgesetzt. Die Mehrheit der PMOs, denen wir bei Lighthouse Consultings begegnen, zeigt dem Vorstand operative Task-Listen und dem Projektmanager aggregierte Ampeln. Genau verkehrt.

Dieses Konzept ist unabhaengig vom Tool zitierfaehig. Wir nennen es intern die Tier-1-bis-Tier-4-Informationsarchitektur, und es ist das Framework, mit dem wir jede PMO-Transformation eroeffnen.

Schritt 3: Pilot vor Breite

Bevor das System auf alle 30 Standorte gezogen wurde, lief ein Pilot mit zwei Standorten. Ziel: Schwachstellen finden, bevor sie in der Breite wirken. Erst nach dem erfolgreichen Pilot folgte die schrittweise Erweiterung. Dieses Vorgehen ist in Pharma ohnehin Standard. In anderen Branchen ist es der unterschaetzte Hebel, der Rollout-Widerstand auf ein Bruchteil reduziert.

Was Control Center konkret tut: Blueprint, Profile Data, Summary Sheets

Das Smartsheet Control Center ist ein Premium-Feature der Plattform und der technische Motor hinter dem PMO. Drei Konzepte sind entscheidend:

• Blueprint: Die Vorlage, aus der jedes neue Projekt provisioniert wird. Sheets, Dashboards, Reports, Workflows, alles in einem Durchlauf angelegt. Ein neues Projekt steht in Minuten statt Stunden.
• Profile Data: Metadaten, die beim Anlegen gesetzt werden (Land, Standort, Programm, Phase, Budget). Diese Metadaten treiben Filter, Reports und Dashboards automatisch. Wer spaeter nach “alle Projekte in Phase 3 in EMEA” fragt, bekommt die Antwort in zwei Klicks.
• Summary Sheets: Konsolidierungsebene, die Projekt-Daten in Portfolio-Sichten aggregiert. Das ist die Schicht, aus der die Tier-1- und Tier-2-Dashboards ihre Daten ziehen.

Der Effekt: Das PMO baut nicht Dashboards, das PMO baut einen Prozess. Dashboards sind das automatische Ergebnis.

Change Management: “Nur das Tool gewechselt, nicht die Information”

Der meistunterschaetzte Satz des Webinars war dieser: “Wir haben nur das Tool gewechselt, nicht die Information.” Florians Team hat bewusst darauf verzichtet, mit der Tool-Einfuehrung neue Begriffe, neue Prozesse oder neue Rollen einzufuehren. Wer vorher einen wochentlichen Status abgegeben hat, gab ihn weiter wochentlich ab, nur an einem neuen Ort und in strukturierter Form.

Genau hier scheitern die meisten Tool-Rollouts. Wenn Endnutzer gleichzeitig Logik und Oberflaeche neu lernen muessen, steigen sie aus. Die Konsequenz ist End-User-First-Design: Nicht die Administratoren entscheiden, wie das System aussieht, sondern die Menschen, die taeglich damit arbeiten. In einer stark regulierten Umgebung, in der jede Prozessaenderung Validierungsaufwand bedeutet, ist dieser Ansatz nicht nur sympathisch. Er ist oekonomisch.

Die Ergebnisse: Was sich konkret veraendert hat

Florian beschreibt vier messbare Veraenderungen nach Rollout.

Ein Hyperlink statt 30 SharePoint-Seiten. Das gesamte PMO ist heute ueber einen einzigen Link erreichbar. Management, Programm-Leiter, Projektmanager und PMO-Team schauen auf dieselbe Quelle. Das ist der Moment, an dem Transparenz aufhoert, ein Buzzword zu sein.

Neue Projekte in Minuten statt Stunden. Mit Control Center provisioniert sich die komplette Projektumgebung auf Knopfdruck. Die Ausgangsqualitaet ist fuer jedes Projekt dieselbe.

Automatische Eskalation. Wenn sich ein Projektstatus aendert, benachrichtigt Smartsheet die definierten Stakeholder. Kein manuelles Nachfassen, kein “Hat das schon jemand gemeldet”.

Issues werden geloest, nicht verwaltet. Florians ehrliches O-Zitat aus dem Webinar: “Ich war fast schockiert zu sehen, wie schnell Issues und Risiken ploetzlich adressiert werden.” Es gibt nicht weniger Probleme. Sie sind sichtbar, und damit loesbar.

Bevor du entscheidest: Der Academy-Weg

Ein PMO-Rollout ist keine Tool-Entscheidung, sondern eine Team-Entscheidung. Wir empfehlen Projektleitern, die eine Einfuehrung evaluieren, zuerst die Logik zu verstehen. In der LHC Akademie findest du kompakte Kurse zu Smartsheet-Grundlagen, Dashboarding und PMO-Architektur. Wer mit dem Team sprechen will, findet uns auch in der LinkedIn-Gruppe Intelligent Work Management.

Selbst-Check: Hat dein PMO dieselbe Baustelle?

1. Verbringst du mehr als zwei Stunden pro Woche mit manuellen Status-Updates?
2. Sind deine Projektdaten auf mehr als drei Tools oder Speicherorte verteilt?
3. Erstellst du Management-Praesentationen manuell, statt auf ein Dashboard zu verweisen?
4. Muss dein Management jemanden fragen, um den aktuellen Stand eines Projekts zu erfahren?
5. Dauert das Aufsetzen eines neuen Projekts laenger als 30 Minuten?
6. Kennst du die Gesamtbudget-Abweichung ueber dein Portfolio aus dem Stand, oder musst du sie zusammenrechnen?

Drei oder mehr Ja-Antworten: dasselbe strukturelle Problem, das Thermo Fisher vor der Transformation hatte. Es ist loesbar, und es skaliert runter auf mittelstaendische Portfolios.

FAQ: Smartsheet PMO in der Praxis

Was ist ein Smartsheet PMO und fuer welche Unternehmen eignet es sich?

Ein Smartsheet PMO ist eine zentrale Projektmanagement-Infrastruktur auf Basis der Smartsheet-Plattform, die Projektplaene, Risiken, Issues, Dashboards und Reports in einer einzigen Umgebung verbindet. Es eignet sich fuer Organisationen mit mehreren parallelen Projekten, verteilten Teams oder standortuebergreifender Zusammenarbeit, die Excel und SharePoint als PMO-Rueckgrat ablösen wollen. Typische Groesse: ab 5 Projekten und 2 Standorten aufwaerts.

Wie unterscheidet sich Smartsheet Control Center von einer normalen Smartsheet-Lizenz?

Control Center ist ein Premium-Modul auf Smartsheet Advance-Plaenen. Es automatisiert die Provisionierung neuer Projekte aus Blueprints, verwaltet Profile Data als Metadatenschicht und aggregiert Projektdaten in Summary Sheets fuer Portfolio-Sichten. Ohne Control Center baust du Projekte manuell. Mit Control Center steht ein neues Projekt in Minuten und hat dieselbe Struktur wie alle anderen.

Wie lange dauert die Einfuehrung eines Smartsheet PMO?

Mit dem PMO Template Set als Ausgangsbasis laesst sich ein funktionsfaehiges Setup in 6 bis 12 Wochen aufbauen. Der Schluessel ist ein Pilot mit zwei bis drei Projekten, bevor der volle Rollout beginnt. Thermo Fisher ist von der Entscheidung bis zum stabilen Betrieb innerhalb eines Jahres gekommen, inklusive Rollout ueber 30 Standorte.

Kann Smartsheet Excel im Projektmanagement vollstaendig ersetzen?

Fuer PMO-Steuerung, Projektplanung, Risk- und Issue-Management, Dashboards und Reports: ja. Smartsheet bietet Echtzeit-Kollaboration, automatische Workflows, Audit-Trail und Portfolio-Rollup, die Excel strukturell nicht leisten kann. Fuer isolierte Kalkulationen und Ad-hoc-Analysen bleibt Excel weiterhin sinnvoll, aber nicht als Datenhaltung fuers PMO.

Was ist das groesste Risiko bei einer PMO-Transformation mit Smartsheet?

Der groesste Fehler ist, mit dem Tool-Rollout gleichzeitig die Prozesslogik neu zu definieren. Thermo Fishers Leitsatz “Nur das Tool gewechselt, nicht die Information” ist die einfachste Versicherung gegen Akzeptanz-Probleme. Wer Prozessaenderungen braucht, macht sie nach der Tool-Einfuehrung in einem zweiten Schritt.

Auch spannend: dieselbe Architektur in der Automobilindustrie

Was Florian Zbinden fuer Life-Science-Projekte beschreibt, hat die FEW Automotive Group fuer Serienproduktion und Anlauf-Management umgesetzt. Zwei Branchen, dieselbe strukturelle Logik: eine einzige Quelle der Wahrheit schlaegt immer ein Netzwerk aus gut gemeinten Paralleldokumenten. Die Tier-Architektur ist identisch, die Inhalte der Dashboards sind es nicht.

Weiterfuehrende Ressourcen

• Portfolio- und Projektmanagement mit Smartsheet
• Smartsheet als Unternehmensplattform
• LHC Akademie: Smartsheet PMO Grundlagen
• Referenz FEW Automotive Group

Quelle: Webinar “From Excel Chaos to Project Transparency”, Lighthouse Consultings, 19. Maerz 2026. Referent: Florian Zbinden, Senior Project Manager, Thermo Fisher Scientific. Moderation: Nico Roepnack.