Webinar-Recap · Nico Roepnack · 21. April 2026 · 9 Min. Lesezeit
Wer in der Automobilzulieferung ein Projektportfolio ueber mehrere Werke fuehrt, kennt das Bild: Fuenfzehn Excel-Dateien in sieben SharePoint-Ordnern, drei konkurrierende Statusreports pro Projekt, und im Lenkungskreis streitet man darueber, welche Zahl gerade gilt. Die FEW Automotive Group hat genau dieses Muster hinter sich gelassen. In unserem Webinar am 19. Februar 2026 hat Konstantin Gross, Head of Project Management bei FEW Automotive, live gezeigt, wie sein Team ein Smartsheet PMO fuer fuenf Werke auf drei Kontinenten aufgebaut hat. Dieselbe Loesung, die wir gemeinsam auf der Smartsheet ENGAGE 2025 in Seattle vor internationalem Fachpublikum praesentiert haben.
Dieser Beitrag ist die Langversion: mit Branchenkontext, Architektur, Change-Management und einem Mini-Framework, das du direkt auf dein eigenes PMO anwenden kannst.
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Branchenkontext: Warum Projektmanagement in Automotive anders tickt
Ein kurzer Blick fuer Leser ausserhalb der Branche, weil genau dieser Kontext erklaert, warum generische PM-Tools im Automotive-Umfeld oft scheitern.
Tier-1- und Tier-2-Zulieferer wie FEW liefern nicht einfach Teile, sie liefern Entwicklungspartnerschaften. Jedes neue Bauteil fuer einen OEM (VW, Porsche, Ferrari und andere) durchlaeuft den APQP-Prozess (Advanced Product Quality Planning) mit verbindlichen Gate Reviews. Am Ende steht die PPAP-Freigabe, der Production Part Approval Process: ein Dossier aus Messprotokollen, Prozessnachweisen, Risikoanalysen und Musterfreigaben, das der Kunde zeichnet, bevor das Teil in Serie gehen darf. Ohne PPAP kein Umsatz. Fuer das PMO heisst das: jedes Projekt hat harte regulatorische Gates, parallel laufende Kundentakte, und ein einziger verlorener Freigabe-Mailanhang kann einen Launch um Wochen verschieben.
Automotive-Projektmanagement ist also kein Kanban-Board fuer Features, sondern ein Stage-Gate-Prozess mit auditfaehiger Dokumentation. Genau dort liegt der Unterschied zu einem normalen Software-PMO, und genau dort scheitern die gaengigen Tools.
Die Ausgangslage bei FEW: Wachstum, das die Strukturen ueberholt
Die FEW Automotive Group ist ein Hidden Champion in der Fahrzeugverglasung: fuenf Produktionsstandorte (zwei Europa, zwei China, eines Mexiko), rund 600 Mitarbeitende, Kunden wie VW, Porsche und Ferrari. Nach COVID-19 kam die Welle: ein starker Anstieg neuer Teile, neuer Projekte, neuer Standorte. Das bestehende System, eine Mischung aus E-Mails, SharePoint-Ordnern und selbstgebauten Excel-Sheets, konnte nicht mehr mithalten.
Konstantin beschreibt es im Webinar nuechtern: Wer einen Projektstatus wissen wollte, musste drei Leute fragen, und auch dann war nicht sicher, ob die Antwort aktuell war. Informationen lagen verstreut, Versionen konkurrierten, Dateien verschwanden in Ordnerhierarchien, die niemand mehr nachvollzog.
Warum Excel und SharePoint strukturell scheitern, nicht nur nerven
Ein verbreiteter Einwand lautet: “Wir haben doch Excel, das funktioniert seit Jahren.” Das stimmt, bis ein bestimmter Punkt ueberschritten wird. Excel und dateibasierte Strukturen scheitern nicht, weil sie schlecht sind, sondern weil sie drei strukturelle Annahmen machen, die im skalierenden PMO nicht mehr gelten:
- Eine Wahrheit pro Datei: Jede Kopie erzeugt eine neue Wahrheit. Ab dem dritten Werk ist niemand mehr sicher, welche Version gilt.
- Mensch als Integrator: Zahlen werden manuell zusammengefuehrt. Das skaliert linear mit Aufwand und bricht spaetestens bei wochentlichen Portfolio-Reviews zusammen.
- Keine Prozesslogik: Eine Tabelle weiss nicht, dass auf ein Gate 2 ein Gate 3 folgt und dass eine Eskalation ausgeloest werden muss, wenn ein Meilenstein 10 Tage verzogen ist.
Smartsheet loest genau diese drei Punkte: eine Quelle statt vieler Dateien, automatische Konsolidierung statt manueller Integration, eingebaute Workflow-Logik statt Bauchgefuehl.
Die Architektur: Drei Views, ein Standard
Das FEW-PMO ruht auf drei aufeinander abgestimmten Ebenen, alle in Smartsheet abgebildet:
- Portfolio View fuer das C-Level. Ein konsolidiertes Echtzeitbild ueber alle Projekte, alle Standorte, alle Kontinente. Die Grundlage fuer strategische Entscheidungen im Vorstand.
- Project-Manager View fuer die Steuerung. Dank “Current User”-Filter sieht jeder Projektleiter automatisch die eigenen Projekte, ohne dass zwoelf separate Reports gepflegt werden muessen.
- Project View fuer die operative Arbeit. Aufgaben, Timelines, Gate-Status, Health-Indikatoren auf Bauteil- und Meilensteinebene.
Dahinter liegt Smartsheet Control Center, das FEW-typische Projekte als Blueprint bereitstellt: jedes neue Projekt wird aus einer Vorlage angelegt, inklusive Stage-Gate-Struktur, Standard-KPIs und Reporting-Anbindung. Das ist der eigentliche Hebel, weil Standardisierung nicht als Vorschrift entsteht, sondern als Default. Der einfachste Weg ist gleichzeitig der richtige.
- Firmengroesse: ab ca. 150 Mitarbeitenden, typischerweise 300 bis 2.000.
- Projektvolumen: mehr als 20 parallele Projekte mit Gate-Logik.
- Standorte: zwei und mehr Werke, idealerweise international.
- Regulatorik: APQP, PPAP, ISO, MDR oder vergleichbare Pflichtprozesse.
- Schmerzpunkt: das Management-Reporting kostet mehr Zeit als die eigentliche Projektarbeit.
Change-Management: Wie Konstantins Team die Adoption tatsaechlich erreicht hat
“Frueh einbeziehen” ist wohlfeil. Die spannende Frage ist: wie konkret? Konstantins Team hat im Webinar drei Mechanismen benannt, die ueber Standard-Change-Phrasen hinausgehen:
1. Start bei den nervigen Prozessen, nicht bei den wichtigen
Das Team hat nicht mit dem Portfolio-Report fuer den Vorstand begonnen, sondern mit dem PPAP-Workflow: genau dem Prozess, der die Projektleiter am meisten aergerte. E-Mail-Ping-Pong, verlorene Anhaenge, unklarer Status. Innerhalb weniger Wochen war der Workflow automatisiert. Die Nutzer haben Smartsheet nicht akzeptiert, weil es ihnen vorgeschrieben wurde, sondern weil es ihnen Arbeit abgenommen hat. Adoption ohne Durchsetzungskampf.
Konstantin im O-Ton: “Frag die Leute, was sie am aktuellen Prozess am meisten nervt, und loese das zuerst. Dann kommt der Rest von selbst.”
2. Health-Status aus Formeln, nicht aus Meinungen
Der Projekt-Health (rot, gelb, gruen) wird bei FEW nicht von Projektleitern gesetzt, sondern aus Budget, Timeline und Task-Completion berechnet. Das entpolitisiert Reporting. Niemand muss sich vor dem Lenkungskreis fuer eine rote Ampel rechtfertigen, die er selbst gewaehlt hat. Wird ein Projekt rot, loest Smartsheet automatisch eine Eskalation aus, typischerweise bevor das Problem im naechsten Meeting sichtbar wird.
3. Corporate Identity als Adoption-Treiber
Was wie Kosmetik aussieht, ist in Wahrheit Psychologie. Dashboards in FEW-Farben, einheitliche Icons, konsistente Terminologie: wenn ein Werk in Mexiko dasselbe Bild sieht wie ein Werk in China, entsteht unausgesprochen ein Standard. Das ist billiger als jede Prozess-Roadshow.
Objection Handling: Drei Saetze, die wir oft hoeren
“Wir haben schon Excel, das laeuft.”
Excel laeuft bis zum Moment, in dem das zweite Werk dazukommt oder der erste externe Audit fragt, wer wann welche Version freigegeben hat. Dann ist die Migration zehnmal teurer als der rechtzeitige Umstieg. Die Frage ist nicht, ob Excel heute reicht, sondern ob es in 18 Monaten noch reicht.
“Unser Team wehrt sich gegen neue Tools.”
Das tut jedes Team, weil “neues Tool” meist bedeutet: zusaetzliche Arbeit neben dem eigentlichen Job. FEW hat den Effekt umgedreht, indem die ersten Smartsheet-Workflows nervige Aufgaben ersetzt und nicht ergaenzt haben. Wenn das erste Release Arbeit wegnimmt, ist das zweite Release ein Selbstlaeufer.
“Wir sind zu klein fuer ein richtiges PMO.”
Ein PMO ist keine Frage der Groesse, sondern der Komplexitaet. Drei Werke, zehn parallele Projekte und ein Kunde mit PPAP-Pflicht sind mehr als genug. Der Unterschied zwischen strukturiertem und unstrukturiertem Arbeiten ist bei 80 Mitarbeitenden oft groesser als bei 800, weil kleine Teams jede Minute spueren, die im Reporting verloren geht.
Das Mini-Framework: Drei Schritte raus aus dem Projekt-Nebel
Wir haben aus FEW und rund 40 weiteren Smartsheet-Implementierungen ein einfaches Vorgehen destilliert, das ohne Beratungsvertrag funktioniert. Drei Schritte, nicht mehr.
- Datenquellen zaehlen. Zaehl die Orte, an denen heute Projektdaten liegen: Excel, SharePoint, Outlook, Jira, ERP-Exports. Jeder zusaetzliche Ort kostet Genauigkeit. Alles ueber drei ist zu viel.
- Den einen Schmerzprozess identifizieren. Frag dein Team, nicht dich selbst. Der Prozess, bei dem am meisten gestoehnt wird, ist dein erstes Release. Nicht der wichtigste, sondern der nervigste.
- Health rechnen statt schaetzen. Sobald ein KPI aus Formeln kommt, verschwindet Politik aus dem Reporting. Wenn du nichts anderes aenderst als das, hast du schon gewonnen.
Dieses Framework ist bewusst klein. Wer es ernsthaft anwendet, sieht innerhalb von 90 Tagen Resultate. Wer mehr braucht, kommt ohnehin auf uns zu.
Zwischenstopp: zwei niedrigschwellige Wege, tiefer einzusteigen
Bevor du dich fuer ein Projekt entscheidest, gibt es zwei gute Naechstschritte ohne Vertriebsdruck:
- Die Methodik strukturiert lernen: LHC Akademie mit unseren Smartsheet- und PMO-Kursen.
- Der fachliche Austausch mit Peers: LinkedIn Community Intelligent Work Management.
Warum das auch ohne Automotive-Hintergrund relevant ist
Continuous Improvement, Stage-Gate-Logik, auditfaehige Reports: das sind keine Automotive-Exoten, das sind die Grundbausteine jedes seriosen Portfolio Managements. Maschinenbau, Medizintechnik, Pharma, Energie, Luftfahrt, jede Branche mit regulierten Produktlaunches kennt diese Muster. Der Unterschied zwischen den Gewinnern und dem Rest ist nicht das Tool, sondern die Konsequenz, mit der die Prozesse standardisiert und dann in einem System gebuendelt werden.
Deshalb ist FEW fuer uns die Referenzgeschichte, die wir in Seattle auf die ENGAGE-Buehne gebracht haben: weil sie zeigt, dass ein mittelstaendisch gepraegter Zulieferer dasselbe Niveau an Portfolio-Transparenz erreichen kann wie ein Konzern, wenn die Architektur stimmt.
FAQ: Smartsheet PMO im Automotive-Umfeld
Was ist ein Smartsheet PMO?
Ein Smartsheet PMO ist ein Project Management Office, das seine Portfolio-, Projekt- und Gate-Steuerung in der Smartsheet-Plattform abbildet, inklusive automatisierter KPIs, Dashboards und Workflows. Es ersetzt die klassische Excel-plus-SharePoint-Kombination durch eine Single Source of Truth.
Wie unterscheidet sich Smartsheet vom klassischen MS-Project-PMO?
MS Project ist stark in Einzelprojekt-Planung, aber schwach in Portfolio-Konsolidierung und Workflow-Automation. Smartsheet kommt aus der Tabellenlogik, skaliert nativ ueber Standorte und bietet mit Control Center eine echte Portfolio-Ebene. Fuer regulierte Produktentwicklung mit Gate Reviews ist Smartsheet deutlich anschlussfaehiger.
Wie lange dauert die Einfuehrung eines Smartsheet PMO?
Ein erster produktiver Loop (Portfolio-View plus ein automatisierter Schmerzprozess) ist typischerweise in 8 bis 12 Wochen live. Ein globaler Rollout ueber mehrere Werke, wie bei FEW, laeuft in Wellen ueber 9 bis 15 Monate. Entscheidend ist nicht die Dauer, sondern der Ship-Rhythmus in den ersten 90 Tagen.
Eignet sich das auch fuer Unternehmen unter 200 Mitarbeitenden?
Ja, sofern mehrere parallele Projekte mit Gate-Logik laufen. Wir skalieren die Architektur an die Groesse an. Der groesste Hebel entsteht haeufig genau dort, weil kleinere Teams jede unproduktive Stunde direkt spueren.
Was kostet ein Smartsheet PMO im Mittelstand?
Die Plattformkosten skalieren mit der Anzahl der Power-User, nicht mit der Anzahl der Betrachter. Der groessere Kostenblock ist die einmalige Einfuehrung: Architektur, Blueprints in Control Center, Change Management. Ein serioser Startpunkt liegt im fuenfstelligen Bereich, Rollouts in grossen Unternehmen im sechsstelligen. Wir bieten eine kostenlose Potentialanalyse, die den Business Case in deinem Kontext durchrechnet.
Aehnliche Ausgangslage? Lass uns deinen Business Case rechnen.
In einer kostenlosen Potentialanalyse pruefen wir, wo dein PMO heute steht, welche drei Schritte am meisten Wirkung haben und ob Smartsheet der richtige Hebel ist. Keine Praesentation, keine generische Demo. Dein Portfolio, deine Zahlen.
Weiterfuehrende Ressourcen
- Die FEW Automotive Referenz im Detail
- Projekt- und Portfoliomanagement mit Smartsheet
- Smartsheet als Unternehmensplattform
- Methodik in der LHC Akademie lernen
- Die ENGAGE 2025 Session auf smartsheet.com
Ueber den Autor: Nico Roepnack ist Gruender von Lighthouse Consultings, Smartsheet Gold Partner, Forbes Business Council Member, DHBW-Dozent und Sprecher auf der Smartsheet ENGAGE 2025. Struktur. Klarheit. Wirkung.
Quelle: Webinar “One Standard, Three Continents”, Lighthouse Consultings, 19. Februar 2026. Referent: Konstantin Gross, Head of Project Management, FEW Automotive Group.
