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Nico Roepnack · 04. Maerz 2026 · 8 Min. Lesezeit
Microsoft schaltet Project Online am 30. September 2026 endgueltig ab. Fuer tausende deutsche Unternehmen laeuft jetzt die Uhr: Wer nicht rechtzeitig migriert, verliert den Zugang zu allen Projektdaten.
Die Ausgangslage
Microsoft Project Online wird eingestellt
Was das fuer Ihr Unternehmen bedeutet
Am 5. September 2025 hat Microsoft offiziell bestaetigt: Project Online wird zum 30. September 2026 abgeschaltet. Die veraltete Architektur, die auf SharePoint 2013 Workflows basiert, wird durch modernere Loesungen ersetzt.
Das betrifft alle Unternehmen, die Project Online fuer Projektplanung, Ressourcenmanagement oder Portfoliosteuerung nutzen. Nach dem Stichtag gibt es keinen Datenzugang mehr.
Zeitplan der Abschaltung
Verkaufsstopp fuer Neukunden. Keine neuen Project Online Lizenzen mehr erhaeltlich.
Keine neuen Tenants moeglich. SharePoint 2013 Workflows werden entfernt.
Endgueltige Abschaltung. Kein Zugang zu Projekten oder Daten.
Die drei Optionen
Was Microsoft empfiehlt
und welche Alternative sie verschweigen
Microsoft nennt zwei offizielle Migrationspfade. Es gibt aber eine dritte Option, die fuer viele Unternehmen die bessere Wahl ist.
Option 01
Microsoft Planner (Premium)
Microsofts empfohlener Nachfolger. Bietet Portfolios, Baselines, Gantt-Diagramme und Copilot-Integration. Aber: Noch in der Entwicklung. Funktionsumfang deutlich geringer als Project Online. Kein vollwertiges Ressourcenmanagement. Fuer komplexe Projektlandschaften oft nicht ausreichend.
Option 02
Project Server Subscription Edition
On-Premise-Loesung fuer Unternehmen, die den vollen MS Project Desktop Client benoetigen. Aber: Erfordert eigene Server-Infrastruktur. Hohe IT-Betriebskosten. Gegen den Cloud-Trend. Fuer die meisten Mittelstaendler ueberdimensioniert.
Option 03
Smartsheet als Work Management Plattform
Cloud-native Plattform mit Gantt-Charts, Ressourcenmanagement, Portfoliosteuerung und leistungsfaehiger Automatisierung. Direkter MPP-Import: Smartsheet liest Microsoft Project Dateien (.mpp, 2003-2016) nativ ein. Projektstrukturen, Abhaengigkeiten und Meilensteine bleiben erhalten.
Der Vergleich
Microsoft Project vs. Smartsheet
Feature-Vergleich fuer Entscheider
| Kriterium | Project Online | Planner Premium | Smartsheet |
|---|---|---|---|
| Gantt-Charts mit Critical Path | Ja | Ja (eingeschraenkt) | Ja |
| Ressourcenmanagement | Ja (komplex) | Eingeschraenkt | Ja (Resource Management Add-on) |
| Portfoliosteuerung | Ja | Ja (Portfolios) | Ja (Control Center) |
| Automatisierung | SharePoint Workflows (wird entfernt) | Power Automate | Native Automation + n8n/Bridge |
| MPP-Import | Nativ | Nein | Ja (.mpp 2003-2016) |
| Benutzerfreundlichkeit | Niedrig (steile Lernkurve) | Hoch | Hoch (Excel-aehnlich) |
| Zusammenarbeit in Echtzeit | Eingeschraenkt | Ja (Teams-Integration) | Ja (nativ, ohne Add-ons) |
| Reporting / Dashboards | Power BI erforderlich | Eingeschraenkt | Native Dashboards + Dynamic View |
| Preismodell | Ab ~50 EUR/User/Monat | In M365-Lizenz enthalten (teilweise) | Ab ~20 EUR/User/Monat (Business) |
Warum Smartsheet
Vier Gruende, die fuer eine Migration sprechen
besonders fuer produzierende Unternehmen
Grund 01
Vertraute Oberflaeche
Wer mit Excel arbeiten kann, kann mit Smartsheet arbeiten. Die Lernkurve ist minimal. Ihre Teams sind in Tagen produktiv, nicht in Wochen.
Grund 02
Nahtloser Datenuebergang
Der native MPP-Import uebernimmt Ihre bestehenden Projektplaene mit allen Abhaengigkeiten, Meilensteinen und Zuweisungen. Kein manuelles Abtippen.
Grund 03
Mehr als nur Projektplanung
Smartsheet verbindet Projektplanung mit Automatisierung, Formularen, Dashboards und Ressourcenmanagement in einer Plattform. Was frueher drei Tools brauchte, laeuft jetzt in einem.
Grund 04
Erweiterbar mit n8n und KI
Waehrend Microsoft auf Power Automate setzt, koennen Smartsheet-Nutzer mit n8n DSGVO-konforme Automatisierungen bauen: ohne Enterprise-Lizenz, ohne Vendor Lock-in.
Migration in der Praxis
Von MS Project zu Smartsheet
Ihr Fahrplan in fuenf Schritten
Bestandsaufnahme: Was nutzen Sie wirklich?
Identifizieren Sie alle aktiven Projekte, Ressourcenpools und SharePoint-Workflows in Project Online. Erfahrungsgemaess nutzen 80 % der Anwender nur 20 % der Funktionen.
MPP-Export und Sicherung
Exportieren Sie alle Projekte als .mpp-Dateien. Sichern Sie Ressourcenpools, benutzerdefinierte Felder und Berichtsvorlagen separat. Nach dem 30.09.2026 ist kein Zugang mehr moeglich.
Smartsheet-Struktur aufbauen
Bevor Sie importieren: Workspace-Struktur, Berechtigungen und Namenskonventionen definieren. Ein sauberer Start spart Wochen an Nacharbeit.
Import und Validierung
MPP-Dateien in Smartsheet importieren. Abhaengigkeiten, Meilensteine und Zuweisungen pruefen. Erfahrungsgemaess sind 90 % der Daten direkt nutzbar, 10 % benoetigen manuelle Anpassung.
Automatisierung und Dashboards
Jetzt kommt der Mehrwert: Automatisierte Benachrichtigungen, Genehmigungsworkflows und Echtzeit-Dashboards aufbauen. Was in Project Online manuell lief, laeuft jetzt automatisch.
Aus der Praxis
Wie produzierende Unternehmen bereits arbeiten
FEW Automotive Group als Referenz
Die FEW Automotive Group hat den Wechsel von fragmentierten Projektmanagement-Tools zu einer einheitlichen Smartsheet-Plattform bereits vollzogen. Das Ergebnis: standardisierte Prozesse, Echtzeit-Transparenz und messbar hoehere Effizienz.
weniger manueller Reporting-Aufwand
automatisierte Workflows aktiv
Plattform statt fuenf Tools
„Die Standardisierung war der Schluessel. Erst als alle Teams dieselbe Oberflaeche, dieselben Prozesse und dieselben Dashboards genutzt haben, konnten wir wirklich skalieren.“
Konstantin, Projektmanager, Automobilindustrie — Referenz lesen →
Selbst-Check
Betrifft Sie die Abschaltung?
Fuenf Fragen fuer Entscheider
Nutzt Ihr Unternehmen aktuell Microsoft Project Online fuer Projektplanung oder Ressourcenmanagement?
Gibt es SharePoint 2013 Workflows, die mit Project Online verbunden sind? Diese werden bereits im April 2026 entfernt.
Haben Sie einen Backup-Plan fuer Ihre Projektdaten? Nach dem 30. September 2026 ist kein Zugang mehr moeglich.
Brauchen Ihre Teams wirklich den vollen MS Project Desktop Client, oder reicht eine benutzerfreundlichere Loesung?
Was wuerde es kosten, bis September nichts zu tun? Datenverlust, Prozessunterbrechung, ungeplante Notfallmigration?
Naechster Schritt
Lassen Sie uns Ihre Migration gemeinsam planen
Als Smartsheet Gold Partner im DACH-Raum begleiten wir Sie von der Bestandsaufnahme bis zum Go-Live. Unverbindliches Erstgespraech in 30 Minuten.
Migrationsberatung anfragen
Oder: FEW Automotive Referenz ansehen →
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